• English
  • MAPA
  • PRETRAGA
  • PRISTUPANJE SISTEMU

CASOPIS REPUBLICKE AGENCIJE ZA TELEKOMUNIKACIJE

  • Aktuelni broj
  • Programske oblasti
  • Za autore
  • Radovi
  • Izdvajamo
  • O časopisu
  • Arhiva brojeva

Arhiva brojeva

  • PRVI BROJ
  • DRUGI BROJ
  • TREĆI BROJ
  • ČETVRTI BROJ
  • PETI BROJ
  • ŠESTI BROJ
  • SEDMI BROJ
  • OSMI BROJ
  • DEVETI BROJ
  • DESETI BROJ
    • prof. dr DEJAN MALINIĆ, prof. dr VLADE MILIĆEVIĆ: Finansijska stabilnost sektora telekomunikacija u Srbiji, str. 2-15
    • ANA RADOVANOVIĆ: Research Challenges in Online Advertising, str. 16-23
    • dr BOŽIDAR RADUNOVIĆ: Nove tehnologije za nelicencirani pristup belom prostoru (white spaces), str. 24-31
    • dr JOVANA PETROVIĆ, dr LJUPČO HADŽIEVSKI, prof. dr SERGEI TURITSYN: Nelinearna optika u službi telekomunikacija, str. 32-41
    • dr MILAN L. MAŠANOVIĆ, prof. dr LARRY A. COLDREN: Photonic Device Technology for Coherent Optical Communications, str. 42-52
    • JELENA SMILJANIĆ, MILAN ŽEŽELJ, dr IGOR STANKOVIĆ: Ispitivanje strategija za rutiranje u malim kompleksnim mrežama, str. 54-63
    • mr ALMIRA HUSEINOVIĆ: Utjecaj novih tehnologija na menadžment elektronskih medija, str. 64-72
    • mr DARKO GRBOVIĆ, MIRKO AVRAMOVIĆ, PREDRAG RADOŠEVIĆ, MIRJANA OPSENICA, MIODRAG ĐONOVIĆ, MARIJA BOŽIĆ: Upravljanje projektima i uloga biroa za upravljanje projektima/programima (PMO) u telekomunikacionim kompanijama, str. 74-85
    • dr DUŠAN JOKANOVIĆ, MILOŠ JOSIPOVIĆ: Monitoring spektra pomoću RF senzora, str. 86-94
  • Pravno obaveštenje
  • Kontakt
  • Vesti
  • NARUČI ME
  • KAKO POSTATI SARADNIK

    Srpski / Arhiva brojeva / DESETI BROJ / mr DARKO GRBOVIĆ, MIRKO AVRAMOVIĆ, PREDRAG RADOŠEVIĆ, MIRJANA OPSENICA, MIODRAG ĐONOVIĆ, MARIJA BOŽIĆ: Upravljanje projektima i uloga biroa za upravljanje projektima/programima (PMO) u telekomunikacionim kompanijama, str. 74-85

    bigger font smaller font Print

    Upravljanje projektima i uloga biroa za upravljanje projektima/programima (PMO) u telekomunikacionim kompanijama

    Darko Grbović*, Mirko Avramović, Predrag Radošević, Mirjana Opsenica, Miodrag Ðonović, Marija Božić, Telekom Srbija A.D.

    *darkogr@telekom.rs

    SADRŽAJ

    U radu su date osnove upravljanja projektima u modernim telekomunikacionim kompanijama, prepoznata je potreba za formiranjem organizacione jedinice za centralizovano upravljanje projektima (PMO), opisane su uloge, funkcije i modeli pozicioniranja PMO u kompanijama i definisani su uslovi za njegovo uspešno funkcionisanje. Osim toga, predstavljena su iskustva u implementaciji i eksploataciji Sistema za upravljanje projektima pod kontrolom PMO u Telekomu Srbija a.d.

    Ključne reči: upravljanje projektima, kancelarija za upravljanje projektima, informacioni sistem za upravljanje projektima

    Project management and the role of the project/program management office (pmo) in telecommunication companies

    Darko Grbović*, Mirko Avramović, Predrag Radošević, Mirjana Opsenica, Miodrag Ðonović, Marija Božić, Telekom Srbija, Joint Stock Co.

    *darkogr@telekom.rs

    ABSTRACT

    The paper presents the basics of project management in modern telecommunication companies. A central support structure for project management is proved necessary, the role, function and models of PMO positioning in the companies are described and conditions for a successful operation are defined. Furthermore, the experience of Telekom Srbija, Joint Stock Co. in the implementation and exploitation of the Project Management System controlled by PMO is presented.

    Keywords: Project Management (PM), Project/Program Management Office (PMO), Project Management Information System (PMIS)

    1. UVOD

    U kompleksnom poslovnom okruženju kompanije konstantno razvijaju upravljanje projektima u cilju pronalaženja novih načina da smanje troškove, unaprede procese i povećaju produktivnost. Upravljanje raznovrsnim projektima, resursima (ljudima, opremom, tehnologijama) i komunikacijom nije lak zadatak, a sa sobom nosi i veliki rizik od neuspeha. U svetu se oko 70% projekata smatra neuspešnim, po kriterijumima Instituta za upravljanje projektima (PMI – Project Management Institute), zbog toga što nisu završeni na vreme, nisu u okviru budžeta ili nisu ispunjeni svi ciljevi projekta.

    Tokom vremena, kako je rastao značaj projektnog upravljanja, mnoge kompanije su uvidele potrebu za postojanjem jedinstvene organizacione celine u okviru kompanije, koja bi objedinjavala ekspertsko znanje iz oblasti tehnike, standarde i najbolja svetska iskustva u oblasti upravljanja projektima. Još daleke 1994. godine neke kompanije u svetu su počele da osnivaju kancelarije za upravljanje projektima/programima (PMO - Project/Program Management Office) i njihov broj se vremenom značajno uvećavao. PMO predstavlja efikasno rešenje kojim se uspostavlja upravljačka struktura sa većim stepenom centralizacije kontrole velikih grupa projekata.

    PMO obezbeđuje uspešan okvir za upravljanje projektima, koristeći standardizovanu metodologiju, primenjujući dobra iskustva u upravljanju projektima, obezbeđujući da projekti budu u skladu sa korporativnim strateškim ciljevima i postavljajući jasne granice odgovornosti za koordinaciju ljudskim resursima, procesima i alatima. Na taj način se izbegava nepokrivanje ili preklapanje poslova na različitim projektima, unapređuje se komunikacija unutar organizacije, smanjuju se troškovi projekata i poboljšavaju kvalitet i predviđanje planiranih vrednosti koji se odnose na realizaciju projekata.

    Danas, sve referentne telekomunikacione kompanije sa značajnim investicijama imaju PMO. U poslovnom svetu više niko ne postavlja pitanje: „Da li nam treba PMO?“, već: „Kakva uloga/funkcija PMO odgovara potrebama naše kompanije?“ i „Kakva je optimalna organizaciona pozicija PMO u našoj kompaniji?“.

    U nastavku su date definicije važnijih pojmova iz oblasti upravljanja projektima.

    1.1. Definicije

    • PMI (Project Management Institute) - Institut za upravljanje projektima je vodeće međunarodno udruženje u oblasti upravljanja projektima, formirano u cilju uspostavljanja standarda i kontinuiranog razvoja profesionalnog upravljanja projektima. PMI uspostavlja pravila i upravlja procesom razvoja standarda kroz postizanje globalnog konsenzusa prilikom prepoznavanja i prihvatanja najbolje svetske prakse u oblasti upravljanja projektima.
    • PMP (Project Management Professional), CAPM (Certified Associate Project Manager) i PgMP (Program Management Professional) su različiti sertifikati koje izdaje PMI za upravljanje projektima/programima.
    • PMBOK Guide (Guide to the Project Management Body of Knowledge) je PMI standard za upravljanje projektima u raznim granama koji opisuje procese, alate i tehnike koji se koriste za upravljanje projektima radi ostvarivanja uspešnih rezultata.
    • Metodologija za upravljanje projektima opisuje procese, alate i tehnike koji se koriste za upravljanje projektima u određenoj kompaniji, a razvija se na osnovu standarda i u skladu sa sopstvenim potrebama. Kompanija može razviti i više metodologija u zavisnosti od specifičnosti projekata (npr. metodologija za razvojne projekte, metodologija za interne projekte u preduzeću, metodologija za multiprojektno/programsko upravljanje, itd).
    • PMO (Project/Program Management Office) - Kancelarija za upravljanje projektima/programima je organizaciona jedinica kojoj su dodeljene različite odgovornosti u vezi sa centralizovanim i koordiniranim upravljanjem onim projektima koji su u njenom domenu. EPMO (Enterprise Project/Program Management Office) je PMO na korporacijskom nivou kod velikih korporacija.
    • Projekat (Project) je privremeno angažovanje čija je svrha da se napravi jedinstven proizvod, usluga ili postigne drugi rezultat.
    • Program (Program) je definisan kao grupa povezanih projekata kojima se upravlja koordinirano, kako bi se ostvarila korist i postigla kontrola koje nisu moguće kada se njima upravlja pojedinačno.
    • Portfolio (Portfolio) se odnosi na skup projekata ili programa i drugih poslova koji su grupisani radi lakšeg efektivnog upravljanja tim poslovima, a u cilju ispunjenja strateških poslovnih ciljeva.
    • PMIS (Project Management Information System) je informacioni sistem za upravljanje projektima prilagođen da pruži potpunu podršku sistemu za upravljanje projektima u kompaniji.
    • WBS (Work Breakdown Structure) je hijerarhijska dekompozicija posla koji treba da obavi projektni tim radi ispunjavanja ciljeva projekta i dobijanja zahtevanih rezultata, pri čemu svaki niži nivo WBS sadrži sve detaljniju definiciju projektnog posla.
    • KPI (Key Performance Indicator) je metrika performansi projekta. Najčešće se koristi da bi organizacija procenila uspeh projekta ili nekih njegovih aktivnosti. Ponekad se uspeh meri u odnosu na strateške ciljeve, a često se meri samo napredak u ostvarenju operativnih ciljeva. Za KPI se definišu ciljane vrednosti koje treba da se dostignu da bi kompanija postigla što veći napredak.
    • Sistem za ocenu uspešnosti projekta (Scoreboard) je upravljački sistem za ocenu uspešnosti projekta i okvir za definisanje KPI pomoću kojih se mere performanse projekta.
    • Zainteresovane strane/učesnici na projektu (Stakeholders) su u najširem smislu zaposleni, organizacione jedinice preduzeća ili druga preduzeća, organizacije ili pojedinci koji su zainteresovani za rezultate i uspeh projekta i mogu imati različit uticaj, nivo odgovornosti i ovlašćenja na projektu u toku njegove realizacije. Za uspešnu realizaciju projekta od velike važnosti je blagovremeno identifikovanje svih zainteresovanih strana, odnosno učesnika na projektu, kao i njihovih zahteva i očekivanja.
    • eTOM (Enhanced Telecom Operations Map) je standard za poslovne procese, višeslojni katalog poslovnih procesa koji obezbeđuje efikasnost i efektivnost preduzeća.

    2. UPRAVLJANJE PROJEKTIMA I ULOGA PMO U TELEKOMUNIKACIONIM KOMPANIJAMA

    Empirijska istraživanja su pokazala da PMO može imati mnoge različite oblike, u rasponu od pružanja administrativne podrške do preuzimanja direktne odgovornosti za upravljanje projektima, kao ekspertski centar na nivou cele organizacije. Pri planiranju i uspostavljanju PMO, imperativ je da se njegova struktura i uloga prilagode postojećoj strukturi organizacije, jer je svaka organizacija drugačija. Ne samo da na ovaj način kompanija ima najviše koristi od uspostavljanja PMO, već je svaki drugi način njegovog uspostavljanja kontraproduktivan.

    2.1. Uloge i funkcije PMO

    Prema istraživanju PMI, ukupno je identifikovano 27 funkcija koje PMO obavljaju u svetu, grupisanih na razne načine. Najvažnijih 10 funkcija su:

    1. Izveštavanje statusa projekata višem menadžmentu
    2. Razvoj i implementacija standarda i metodologija upravljanja projektima
    3. Praćenje i kontrola performansi projekata
    4. Razvoj kompetencija zaposlenih na polju upravljanja projektima, uključujući i obuke
    5. Implementacija i rad sa PMIS (Informacioni sistem za upravljanje projektima)
    6. Savetovanje top menadžmenta
    7. Koordinacija između projekata
    8. Razvoj i održavanje Sistema za ocenu uspešnosti projekta (projektni Scoreboard)
    9. Promocija projektnog upravljanja u okviru organizacije
    10. Nadzor i kontrola perfomansi PMO

    Slika 1. Najvažnije funkcije PMO

    2.2. Modeli PMO

    Struktura i uloge PMO u organizaciji su određeni:

    • vrstom delovanja PMO - Na najvišem nivou PMO može delovati interno - postavlja standarde, koordiniše, obezbeđuje podršku i edukaciju zaposlenih u domenu upravljanja projektima u okviru same organizacije (više raznih direkcija, grupa, ili geografski razuđenih organizacionih celina) ili eksterno - upravlja odnosom između organizacije i klijenta radi ispunjenja zahteva klijenta i koordiniše radom organizacionih celina u kompaniji u cilju ispunjenja rezultata projekta/programa. Ista kompanija može da ima i interno i eksterno orijentisani PMO;
    • mestom na kome se PMO nalazi u organizaciji – Najčešće postoji samo jedan PMO sa pozicijom neposredno ispod glavnog izvršnog direktora (CEO), ispod izvršnog odbora direktora ili u nekoj organizacionoj jedinici vezanoj za osnovnu delatnost poslovanja kompanije. Kod velikih telekomunikacionih korporacija/grupa PMO se nalazi u okviru celine koja se bavi strategijom, a može ih biti i više, sa raznim oblicima međusobne povezanosti, distribuiranih po raznim organizacionim jedinicama;
    • tipom projekata/programa koji su u nadležnosti PMO – Različitim tipovima projekata/programa se upravlja na različit način. Ukoliko je PMO lociran u biznis, funkcionalnom ili regionalnom delu kompanije onda je najčešće fokusiran na projekte karakteristične za tu organizacionu jedinicu. Ukoliko je PMO zasebna celina na nivou cele kompanije, podrazumeva se da učestvuje u svim najvažnijim (strateškim) projektima i programima za celu kompaniju. Istraživanja su pokazala da su danas u svetu PMO polarizovani oko dva modela: u prvom se teži da gotovo svi projekti budu u njegovoj nadležnosti, a u drugom samo manji broj projekata (smatra se da ako je manje od 20% projekata u nadležnosti PMO onda je najčešća situacija da je napravljen sa specifičnom namenom ili za izvršenje jednog programa).

    2.3. Merenje performansi PMO

    U pogledu performansi PMO najčešće se mere njegova vrednost i legitimitet, a može se meriti i doprinos PMO poboljšanju performansi kompanije.

    Merenje legitimiteta PMO je zapravo odgovor na pitanje: „Da li je samo postojanje PMO ili njegova važnost za kompaniju ozbiljno preispitana u skorije vreme?“

    Merenje vrednosti PMO je multidimenzionalno, te se može posmatrati kroz odgovore na sledeća pitanja:

    • Da li oni koji sarađuju sa PMO dobro razumeju njegovu misiju?
    • Da li PMO usko sarađuje sa ostalim učesnicima u upravljanju projektima?
    • Da li oni koji sarađuju sa PMO priznaju njegovu stručnost?
    • Da li se PMO doživljava kao neko ko ima značajan uticaj na performanse projekata i programa?

    Merenje performansi PMO može biti jedna od uloga dodeljenih samom PMO radi poboljšanja sopstvenog rada, a može da ih procenjuje i neki drugi entitet u okviru kompanije.

    2.4. Nivoi funkcionisanja PMO

    PMO je nastao iz potrebe da se stvori trajna platforma i sistem za upravljanje projektima koji će zaživeti i postojati van životnog ciklusa pojedinačnih projekata, bez obzira na uloge koje će mu biti dodeljene.

    Funkcionisanje određenog PMO može se posmatrati na sledeća tri nivoa:

    • Nivo 1: Tehnički/operativni - Orijentisan na rezultate projekta (da se projekti realizuju na vreme, u okviru budžeta i usvojenog obima posla).
    • Nivo 2: Strateški - Obezbeđivanje usklađenosti između projekata i strategije kompanije, vodeći računa o ostvarenoj vrednosti i efikasnosti.
    • Nivo 3: Institucionalni – Stvaranje pozitivnog, institucionalnog okruženja za realizaciju i unapređenje upravljanja projektima i programima.

    Pored toga, funkcionisanje PMO može se posmatrati u odnosu na to da li je prevashodno vođen procesima ili vrednošću koju proizvodi za organizaciju (Slika 2).

    Slika 2. Evolucija tipova PMO

    2.5. Uslovi za uspešnu ulogu PMO

    Prema globalnim istraživanjima, postoje četiri osnovna uslova za uspešnu ulogu PMO kao ključnog alata menadžmenta za implementaciju, praćenje i kontrolu strateških transformacija kompanija (strateških inicijativa, portfolija, programa i projekata):

    • PMO zahteva odgovarajuću zrelost kompanije da bi mogao uspešno da funkcioniše.
    • Podrška top menadžmenta je ključna za uspeh u radu PMO.
    • Neophodno je što bolje razumevanje uloge PMO širom kompanije da bi vrednost koju PMO vraća kompaniji bila visoka.
    • PMO mora da ima odgovarajuće resurse za uspeh (ekspertsko znanje je kritično za perfomanse PMO).

    Model za utvrđivanje zrelosti kompanije u upravljanju projektima (Project Management Maturity Model) je okvir koji opisuje karakteristike efikasnosti procesa iz navedene oblasti. U osnovi ovog modela je da svaki proces zavisi od jednog ili više parametara koji se mogu izmeriti i proceniti. Na taj način je moguće proceniti zrelost svakog procesa, gde se manje uređeni procesi nalaze na nižem nivou skale zrelosti, a bolje uređeni procesi na višem. Postizanje većeg nivoa zrelosti kompanije predstavlja linearnu progresiju (Slika 3), koja podrazumeva pet nivoa zrelosti: početni (initial), ponovljiv (repeatable), definisan (defined), upravljiv (managed) i kontinuirano unapređivan (continiously improved).

    Slika 3. Zrelost kompanije za upravljanje projektima (Project Management Maturity Model)

    2.6. Značaj strateškog usklađivanja

    U današnje vreme organizacije moraju da prilagode svoje strateške procese da bi se suočile sa promenama u svom okruženju i pri tom moraju da se prilagode brzo. Upravljanje projektima na strateškom nivou (uključujući i programe i portfolije) se smatra alatom za sprovođenje korporativne strategije.

    Postoje tri aspekta strateškog usklađivanja:

    • Prvi aspekt strateškog usklađivanja je da organizacija prepozna prevođenje strategije u programe i projekte kao ključni proces. Istraživanja pokazuju da nisu sve organizacije u ovome uspešne, jer ponekad ne preduzimaju konkretne radnje da se takva veza postigne.
    • Drugi aspekt strateškog usklađivanja odnosi se na sinergiju koju upravljačka struktura organizacije stvara u odnosima između projekata. Drugim rečima, rezultat celine prevazilazi zbir rezultata pojedinačnih projekata.
    • Treći aspekt se fokusira na pripreme za budućnost, koja se često posmatra sa operativnog umesto sa strateškog stanovišta. Rezultati anketa pokazuju da gotovo polovina PMO smatra da je učešće u procesu strateškog planiranja važno.

    „Suština svih izazova je u sledećem: lideri PMO, izvršni direktori (CEO) i eksperti za strategiju i razvoj, istorijski gledano, su uvek težili da investiraju u budućnost. Veruju da će investiranjem u znanje i veštine svojih zaposlenih (članove projektnog tima, rukovodioce projekata, kao i njihove rukovodioce) njihov lični napredak doneti korist i za organizaciju.“[1]

    3. SISTEM UPRAVLJANJA PROJEKTIMA I PMO U TELEKOMU SRBIJA A.D.

    Uspostavljanje PMO u preduzeću Telekomu Srbija a.d. započeto je nakon usvajanja strateškog plana preduzeća za period 2008–2012. godine, kojim je predviđena transformacija preduzeća ka projektno orjentisanoj organizaciji. U cilju realizacije strateškog plana usvojena je nova organizacija preduzeća, kojom je Sektor za upravljanje programima (PMO) formiran u okviru Funkcije za strategiju.

    Krajem 2009. godine PMO Telekoma Srbija ad. je pokrenuo projekat „Uspostavljanje Metodologije za upravljanje projektima u Preduzeću“, koji je imao sledeće ciljeve:

    1. Izrada i verifikacija Metodologije za upravljanje projektima u Preduzeću (definisanje uloga učesnika u procesima upravljanja projektima u Telekomu i izrada procedure za upravljanje projektima - opis procesa, obrasci i šabloni standardnih dokumenata);

    2. Izrada i verifikacija Sistema za izveštavanje i Sistema za kontrolu realizacije projekata u cilju podrške za implementaciju Metodologije za upravljanje projektima;

    3. Implementacija Metodologije, Sistema za izveštavanje i Sistema za kontrolu realizacije projekata kroz informacioni sistem Primavera za podršku upravljanju projektima;

    4. Edukacija zaposlenih u oblasti upravljanja projektima, uključujući i PMI (CAPM i PMP) sertifikacije;

    i kao rezultat, obezbeđeni su svi neophodni preduslovi za uspostavljanje jedinstvenog sistema za upravljanje projektima i početak operativnog rada PMO u Telekomu Srbija a.d. kao entiteta odgovornog za implementaciju i obezbeđenje kontinuirane podrške funkcionisanju Sistema za upravljanje projektima.

    3.1. Metodologija upravljanja projektima

    Pri izradi metodologije standardni PMBOK (Project Management Body of Knowledge) procesi upravljanja projektima su prilagođeni u odnosu na organizaciju i potrebe preduzeća, uzimajući u obzir:

    • postojeću funkcionalnu organizaciju preduzeća i nadležnosti organizacionih jedinica,
    • postojeće procese i procedure,
    • PMI standard za upravljanje projektima (PMBOK Guide),
    • prethodna iskustva u realizaciji projekata,
    • potrebu da se precizno definišu uloge i odgovornosti svih učesnika na projektu u svim fazama procesa upravljanja projektima.

    U odnosu na postojeću funkcionalnu (vertikalnu) organizaciju preduzeća, metodologijom se uređuje horizontalno povezivanje organizacionih jedinica pri realizaciji projekata, čime se stvaraju uslovi za jačanje matričnih karakteristika organizacije i poboljšanje organizacione efikasnosti u celini.

    Primena metodologije u upravljanju projektima u preduzeću podrazumeva dosledno i blagovremeno sprovođenje aktivnosti i definisanih procedura: iniciranja, planiranja, izvršenja, kontrole i zatvaranja projekta.

    Metodologijom upravljanja projektima definisane su i uloge svih zainteresovanih strana tj. učesnika na projektu (stakeholders):

    • Vlasnik projekta - rukovodilac organizacione jedinice koji je zadužen i posebno zainteresovan za realizaciju i uspeh projekta, a koji obezbeđuje komunikaciju između funkcionalnog menadžmenta i rukovodioca projekta kome pruža svu potrebnu pomoć i podršku pri rešavanju problema.
    • Projektni tim - grupa osoba sa potrebnim znanjima i veštinama formirana sa ciljem da učestvuje u realizaciji projekta i odgovorna je za ostvarivanje projektnih rezultata i ciljeva.
    • Rukovodilac projekta - osoba koja je odgovorna za upravljanje projektom u skladu sa Metodologijom i sastavnim procedurama, za uspešnu realizaciju i postizanje svih ciljeva projekta.
    • Rukovodilac tima – osoba koja je odgovorna za određene delove projekta, odnosno obima posla, koje joj delegira rukovodilac projekta u zavisnosti od obima i složenosti projekta.
    • Član projektnog tima – osoba koja izvršava aktivnosti za koje je zadužena u skladu sa ciljnim planom projekta i izveštava o rezultatima rada i angažovanju na aktivnostima.
    • Naručilac i korisnik rezultata projekta - u opštem slučaju naručilac projekta naručuje proizvod projekta, a korisnici direktno koriste proizvod projekta (u nekim slučajevima naručilac i korisnik mogu biti isti entiteti). U smislu metodologije, naručilac projekta je rukovodilac organizacione jedinice preduzeća ili treće lice za čije potrebe se projekat realizuje i kojoj pripadaju rezultati projekta.
    • Sektor za upravljanje programima (PMO) - Obaveze i odgovornosti PMO Telekoma Srbija u metodologiji su definisane u skladu sa Pravilnikom o organizaciji, i podrazumevaju pripremu predloga godišnjeg plana projekata koji će se realizovati prema metodologiji, pružanje stručne, metodološke i softverske podrške vlasniku projekta, rukovodiocu projekta, rukovodiocima timova i svim zainteresovanim stranama prilikom iniciranja, planiranja, izvršenja, kontrole i zatvaranja projekta, administriranje softverskog sistema PMIS (Primavera/SharePoint portal) i sl.
    • Funkcionalni rukovodioci - zainteresovane strane koje učestvuju u projektu i obezbeđuju resurse (finansijske, ljudske, opremu i drugo) za realizaciju projekta, identifikuju poslovne potrebe i podnose zahtev za iniciranje projekta, odobravaju ciljni plan projekta i njegove izmene.
    • Dobavljači - zainteresovana strana na projektu koja sa preduzećem stupa u ugovorni odnos radi obezbeđivanja roba (materijala, opreme, proizvoda) ili usluga koje su potrebne za realizaciju projekta.
    • Partneri i/ili Pružaoci usluga - zainteresovana strana na projektu koja sa preduzećem stupa u ugovorni odnos sa ciljem zajedničkog pružanja usluge koja treba da bude rezultat projekta.

    U okviru metodologije upravljanja projektima i sistema za izveštavanje i kontrolu projekata definisani su podaci koji se prate na projektima i analiziraju se izmerene vrednosti i posledične mere koje je potrebno preduzeti na osnovu rezultata analize.

    3.2. Sistem za izveštavanje

    Sistem za izveštavanje, kao centralizovan sistem na nivou preduzeća, omogućava svim zainteresovanim stranama da shodno svojim potrebama, odnosno projektnim i funkcionalnim ulogama, blagovremeno dobiju odgovarajuće informacije o projektima koji se realizuju primenom metodologije.

    Sistem za izveštavanje obezbeđuje sledeće vrste izveštaja:

    • izveštaji o statusu projekata (izvršenje aktivnosti za koje je zadužen projektni tim)
    • izveštaji o primeni metodologije (izvršenje upravljačkih aktivnosti za koje su zaduženi rukovodioci projekata i timova)
    • izveštaji o toku procesa u čijem izvršenju učestvuje najširi krug zainteresovanih strana (Rukovodilac projekta, Vlasnik projekta, PMO, Funkcionalni menadžment ...)

    Osim navedenih, po potrebi, sistem za izveštavanje omogućava izradu specifičnih izveštaja.

    Sektor za upravljanje programima (PMO) u funkciji za strategiju odgovoran je za:

    • uspostavljanje, administriranje, održavanje, unapređivanje i prilagođavanje sistema za izveštavanje (uključujući i PMIS) potrebama korisnika izveštaja;
    • definisanje i konfigurisanje, kao i ažuriranje i analizu podataka za sve projekte koji se realizuju prema metodologiji;
    • generisanje i blagovremenu distribuciju odgovarajućih izveštaja korisnicima izveštaja;
    • podršku korisnicima izveštaja pri odlučivanju, a na bazi primljenih informacija.

    Sistem za izveštavanje omogućava bolji uvid u projektne investicije i njihov status na nivou celog preduzeća, kao i uspešnije i kvalitetnije upravljanje svim projektima, troškovima i resursima. Pomoću ovog sistema se uspešnije prati napredak u ostvarivanju projektnih ciljeva (radi blagovremenog i efikasnog reagovanja na pojavu rizika i promena), unapređuje komunikacija na projektima (centralizovano, standardizovano i blagovremeno informisanje učesnika) i odlučivanje funkcionalnog menadžmenta na bazi potpunih i tačnih informacija.

    Primena Sistema za izveštavanje doprinosi stvaranju i održavanju arhive projektnih podataka i naučenih lekcija, koja omogućava korišćenje prethodnih iskustava u budućem radu u cilju unapređenja projektnih i poslovnih procesa.

    3.3. Sistem za kontrolu projekata

    Uloga Sistema za kontrolu projekata je da obezbedi realizaciju projekata u skladu sa Metodologijom, i ostvarivanje projektnih ciljeva. Kontrola realizacije projekata zasniva se na izveštavanju i vrši na dva načina:

    • kontrola realizacije pojedinačnih projekata od strane Rukovodilaca projekata i timova
    • kontrola realizacije svih projekata koji se realizuju prema Metodologiji od strane Sektora za upravljanje programima (PMO).

    Kontrola projekata u opštem slučaju podrazumeva kontinuirano i ciklično preduzimanje sledećih postupaka:

    • praćenje i merenje indikatora koji pokazuju stepen izvršenja projektnih i upravljačkih aktivnosti,
    • upoređivanje izmerenih vrednosti sa planiranim referentnim vrednostima,
    • analizu i određivanje osnovnog uzroka odstupanja,
    • određivanje i preduzimanje korektivnih i/ili preventivnih mera, kao i praćenje efektivnosti preduzetih mera.

    Najvažnije uloge PMO iz aspekta centralizovane kontrole projekata, u skladu sa organizacijom preduzeća i metodologijom, jesu:

    • upravljanje realizacijom strateških inicijativa
    • iniciranje, definisanje prioriteta i odobravanje projekata i ciljnih planova projekata
    • kontrola usklađenosti upravljanja projektima sa metodologijom
    • stručna, softverska i metodološka podrška rukovodiocima projekata i timova pri upravljanju projektima, komunikaciji, koordinaciji i rešavanju problema
    • izveštavanje o ukupnoj realizaciji projekata i programa zainteresovanim stranama
    • podrška pri rešavanju problema i odlučivanju o izmenama na projektima.

    Na osnovu prikupljenih informacija i izvršenih analiza, PMO preduzima sledeće korektivne i/ili preventivne mere:

    • uticaj na ključne učesnike na projektima (rukovodioci projekata i timova i vlasnici projekata) koji svojim delovanjem ili neizvršenjem metodologijom definisanih poslova, negativno utiču na ostvarivanje pojedinih projektnih ciljeva
    • komunikacija – redovni i vanredni sastanci PMO i rukovodilaca projekata i timova, prezentovanje učinka na projektima i uočenih problema, metodološka podrška za rešavanje problema, transfer iskustava i naučenih lekcija sa drugih projekata koje se mogu primeniti u rešavanju uočenih problema i poboljšanja učinka na projektima u celini
    • obezbeđivanje dodatnih edukacija za rukovodioce projekata i timova u oblastima upravljanja projektima (upravljanje resursima, komunikacijom, rizicima ...)
    • posredovanje između rukovodilaca projekata ili timova kada postoje zahtevi za obezbeđivanjem istih resursa na različitim projektima u istom vremenskom periodu, u skladu sa prioritetima
    • podrška rukovodiocima projekata za obezbeđivanje resursa za izvršenje projektnih aktivnosti u planiranim vremenskim rokovima
    • redovno izveštavanje zainteresovanih strana o statusu izvršenja projekata i usvojenim izmenama
    • posredovanje prilikom rešavanja problema koje Rukovodioci projekata i Vlasnici projekata ne mogu da reše samostalno (eskalacija problema na PMO)
    • predlaganje načina i mera za rešavanje uočenih problema.

    Osim toga, PMO predlaže i obezbeđuje formalno odobravanje izmena Sistema upravljanja projektima (metodologija, PMIS, sistem za izveštavanje i kontrolu projekata) na osnovu stečenih iskustava iz prakse pri realizaciji projekata i programa, identifikovanih neefikasnosti i nedostataka metodoloških postupaka, kao i drugih potreba i promena u preduzeću.

    3.4. Ostvarene funkcije PMO u Telekomu Srbija a.d. prema kategorizaciji PMI

    Imajući u vidu 10 najvažnijih funkcija PMO, u Telekomu Srbija do danas je postignuto sledeće:

    1. Izveštavanje statusa projekata višem menadžmentu - razvijen je Sistem za izveštavanje koji omogućava efikasno praćenje i informisanje svih zainteresovanih strana o statusu projekata.

    2. Razvoj i implementacija standarda i metodologija - razvijena je i primenjuje se metodologija za upravljanje projektima, konstantno se prilagođava potrebama u preduzeću. Započet je proces razvoja metodologije za upravljanje programima.

    3. Praćenje i kontrola performansi projekata – vrši se stalna kontrola iniciranih projekata kroz sistem za kontrolu i prema metodologiji upravljanja projektima.

    4. Razvoj kompetencija na polju upravljanja projektima, uključujući obuke - do sada je 51 radnik sertifikovan po PMI standardu (uključujući i sve zaposlene u PMO), realizovano je više internih obuka za veliki broj polaznika iz različitih organizacionih celina, a u toku je i realizacija pripreme i polaganja ispita za sticanje internog sertifikata za upravljanje projektima u preduzeću.

    5. Implementacija i rad sa PMIS - prilagođen je postojeći informacioni sistem Primavera radi podrške sprovođenju metodologije, pušten je u produkciju PMO SharePoint portal namenjen za razmenu informacija i podataka pri operativnom radu na realizaciji projekata, sprovedene su sve potrebne obuke za rukovodioce projekata i timova za korišćenje PMIS, uz konstantno pružanje podrške korisnicima u radu sa ovim sistemom.

    6. Savetovanje top menadžmenta - PMO podržava odlučivanje menadžmenta u pogledu realizacije strateških inicijativa preduzeća.

    7. Koordinacija između projekata - postoji kontinuirana podrška PMO rukovodiocima projekata i timova, kao i svim zainteresovanim stranama, za efikasno i pravilno sprovođenje metodologije.

    8. Razvoj i održavanje sistema za ocenu uspešnosti projekta (projektni Scoreboard)planirani se za naredni period.

    9. Promocija projektnog upravljanja u okviru organizacije – PMO kontinuirano radi na širenju projektnog upravljanja u preduzeću na svim nivoima, planira dalju edukaciju i pripremu za sticanje sertifikata i u oblasti uređivanja poslovnih procesa (eTOM), aktivan je u saradnji sa PMI Serbia chapter i kompanijom Oracle u daljem razvoju softverskog alata Primavera.

    10. Nadzor i kontrola perfomansi PMOplanirani se za naredni period, kroz unapređenje kontrole performansi na nivou preduzeća.

    Od 27 prepoznatih funkcija PMO-a prema istraživanju PMI, osim navedenih 10, PMO Telekoma Srbije obavlja i sledeće:

    • učestvuje u strateškom planiranju,
    • obezbeđuje podršku za rukovodioce projekata,
    • upravlja arhivom projektne dokumentacije,
    • upravlja bazom naučenih lekcija iz prethodno realizovanih projekata.

    Od navedena četiri osnovna uslova za uspešnu ulogu PMO kao ključnog alata menadžmenta, PMO Telekoma Srbije je do sada realizovao sledeće:

    * uspešno radi na širenju razumevanja uloge PMO, projektnog i programskog upravljanja širom preduzeća, i

    * stvorio je odgovarajuću bazu kadrova koji poseduju ekspertsko znanje i mogu uspešno da upravljaju projektima, odnosno da rade na implementaciji, praćenju i kontroli strateških transformacija preduzeća (strateških inicijativa, portfolija, programa i projekata)

    4. ZAKLJUČAK

    Svetska praksa i dosadašnja iskustva Telekoma Srbija a.d. pokazali su da se implementiranjem projektnog upravljanja u skladu sa standardima i kroz centralizovanu kontrolu PMO u telekomunikacionim kompanijama ostvaruju značajne poslovne vrednosti:

    • povećanje efikasnosti i smanjenje troškova u realizaciji strategije i planova razvoja,
    • bolja iskorišćenost resursa kompanije,
    • brže uvođenje novih proizvoda na tržište (time-to-market),
    • efikasnija i efektivnija realizacija transformacije kompanije,
    • unapređenje horizontalnog povezivanja, komunikacije i poslovne kulture,
    • poboljšanje poslovne informisanosti i efektivnosti odlučivanja,
    • unapređenje usklađenosti strategije i ishoda projekata,
    • razvoj ljudskih resursa kroz transfer znanja i iskustva.

    Optimalnim organizacionim pozicioniranjem i prilagođavanjem uloge i funkcije PMO potrebama kompanije, uz kontinuiranu i aktivnu podršku na svim nivoima menadžmenta, obezbeđuju se uslovi za povećanje uspešnosti kompanije u realizaciji razvojnih projekata i programa, kao i povećanje vrednosti kompanije u celini.

    Literatura

    [1] The Challenges to Success for Project/Program Management Offices - An ESI International UK and European Study

    [2] Imad Alsadeq, Mahmoud Akel, Nagy Hamamo, Establishing a Project Management Office (PMO) Using the Agile Approach, PMI Global Congress, 2011

    [3] Strateški biznis plan 2008-2012 preduzeća Telekom Srbija AD, - Arthur D. Little GmbH

    [4] Strategy Functions - How others do it and how to find the right set up for your company ... – Detecon Consulting

    [5] Brian Hobbs, The Project Management Office (PMO): A Quest for Understanding, University of Quebec, Montreal, PMI, 2005, ISBN: 978-1-933890-97-5

    [6] Building a PMO – Mark Piscopo,http://www.projectmanagementdocs.com/articles/building-a-project-management-office.html

    [7] Metodologija upravljanja projektima u preduzeću Telekom Srbija a.d., PMO Telekom Srbija

    [8] The Program Management Office – Establishing, Managinig and Growing The Value of a PMO

    [9] Piter Moris, Džoana Geraldi, Upravljanje institucionalni kontekst za projekte, Bartlet škola građevinskog i projekt menadžment, Univerzitet Koledža u Londonu, London, Velika Britanija

    [10] Morris P., Geraldi J, “Managing the Institutional Context for Projects“,Project Management Journal, Vol. 42, No. 6, 2011, pp. 20–32.

    [11] Arvind Rathore, Wipro Technologies, The growing importance of EPMO (Enterprise Project Management Office) in today’s organizations, retrieved at projectsmart.co.uk

    [12] Organizational Procet Management Maturity Model (OPM3) – Second Edition, Project Management Institute

    [13] Richard Wyeth, Answering the £billion upgrade questions, Project Sponsor London Underground

    [14] PMOSetUp _Presentation, Detecon Consulting, 2010.

    Autori

    Darko Grbović, rođen 1970. godine u Čačku. Diplomirao je na Elektrotehničkom fakultetu Univerziteta u Beogradu, smer Mikroelektronika 1996. godine. Magistrirao je na smeru Telekomunikacije , na istom Fakultetu, 2012 .godine. Iste godine je na George Washington Univerzittetu,USA, School of bussines, stekao zvanje Master ’s Certificate in Project Management-a.U Telekomu Srbija je od 1997. uz kratak prekid od 1004 .godine do 2007. godine kada je radio u državnoj upravi na poslovima strateškog planiranja i upravljanja projektima lokalne zajednice. U Telekomu je prošao sve pozicije od inženjera do Savetnika generalnog direktora.Poseduje međunarodne sertifikate u oblastima upravljanja projektima (PMP), potpredsednik je Upravnog odbora PMI Srbija Ogranka-PMI. Takođe Druga je godina EMBA studija na Cotrugli poslovnoj školi.Izlagao je na Telforu i više međunarodnih skupova.Trenutno je na poziciji Direktora Sektora za upravljanje programima.

    Mirko Avramović, rođen 1970. godine u Beogradu. Diplomirao je na Elektrotehničkom fakultetu Univerziteta u Beogradu, smer Telekomunikacije 1997. godine. Nakon diplomiranja zaposlio se u Telekomu Srbija, gde i danas radi. Stekao je bogato iskustvo učešćem i upravljanjem projektima od strateškog značaja za preduzeće kao što su i izrada strateškog poslovnog plana preduzeća i uvođenje i razvoj sistema upravljanja projektima i programima. Izlagao je na međunarodnim konferencijama u Beogradu i Parizu o konceptima migracije mreže i servisa Telekoma Srbija ka NGN-IMS arhitekturi. Poseduje međunarodne sertifikate u oblastima upravljanja projektima (PMP), upravljanja poslovnim procesima (eTOM) i upravljanja IT servisima (ITIL). Od 2008. godine radi u Funkciji za strategiju, Sektor za upravljanje programima kao šef Službe za razvoj metodologije na poslovima sprovođenja Strateškog plana i uspostavljanja projektnog upravljanja u preduzeću.

    Predrag Radošević, rođen 1962. godine u Sarajevu. Diplomirao je na Prirodno-matematičkom fakultetu Univerziteta u Beogradu 1989. godine, smer Matematika, informatika i računari sa primenama. U Telekomu Srbija a.d. je od 2001. godine. Radio je kao direktor Sektora za nabavku telekomunikacione opreme, a danas je na mestu šefa Službe za planiranje i kontrolu programa u Funkciji za strategiju, u okviru Sektora za upravljanje programima (PMO). Poseduje dugogodišnje iskustvo u radu na različitim rukovodećim i organizacionim poslovima, domaćem i međunarodnom pregovaranju i ugovaranju, kao i dobro poznavanje tehničkog i informatičkog domena rada telekomunikacionog operatera. Ima međunarodni sertifikat iz oblasti upravljanja projektima (PMP).

    Mirjana Opsenica, rođena 1970. godine u Pančevu. Diplomirala je na Elektrotehničkom fakultetu u Beogradu, smer Optoelektronski i laserki sistemi, 1997. godine. U Telekomu Srbija a.d. je od 1997. godine. Poseduje dugogodišnje iskustvo u organizacionim poslovima u svim segmentima sistema Telekoma Srbija:tehničkim, komercijalnim finasijskim.Takođe kroz bogatu saradnju sa eksternim konsultantskim timovima i rukovođenje/rad u internim konsultantskim timovima radila je na poslovima unapređenja poslovnih procesa u Kompaniji. Ima širok spektar znanja iz oblasti tehnike, informatike, logistike, finansija i procesa rada, kao i višegodišnje iskustvo u rukovođenju i organizaciji poslova. Od 2008. godine radi u Funkciji za strategiju, Sektor za upravljanje programima kao šef Službe za upravljanje rizicima i komunikacije na poslovima sprovođenja Strateškog plana i uspostavljanja projektnog upravljanja u preduzeću. Poseduje međunarodni sertifikat za upravljanje projektima (PMP).

    Miodrag Đonović, rođen 15. januara 1971. godine u Beogradu, diplomirao je na smeru Elektronika na Elektrotehničkom fakultetu u Beogradu 1996. godine. Nakon diplomiranja počeo je da radi na Elektrotehničkom fakultetu, na katedri za Elektroniku, kao stručni saradnik za razvoj sistema za daljinsko očitavanje brojila preko energetske distributivne mreže. U Telekomu Srbije a.d., je od 1997. godine, gde učestvuje u brojnim projektima .Takođe radio je kao program menadžer na brojnim poslovima vezanim za razvoj jedinstvenog sistema upravljanja projektima u preduzeću. Poseduje međunarodni sertifikat za upravljanje projektima (PMP).

    Marija Božić, rođena 1966. godine u Beogradu. Diplomirala je na Elektrotehničkom fakultetu Univerziteta u Beogradu, smer Telekomunikacije, 1992. godine. Stekla je bogato međunarodno iskustvo u ICT sektoru radeći za telekomunikacione operatere, ministarstva i vladine mreže kao sistem inženjer i potom rukovodilac velikih nacionalnih projekata u Latinskoj Americi (Čile), Evropi (Srbija, Španija), Africi (Bocvana, Angola) i Bliskom Istoku (Dubai). Počela je karijeru u Telekomu Srbija (1992. do 2000. godine), gde je ponovo od marta 2012. godine . Priprema doktorski rad iz oblasti inženjerskog obrazovanja na Autonomnom univerzitetu u Barseloni, u Španiji, gde je master rad odbranila 2010. godine. Predavač je na kursu stručne prakse Planiranje i organizacija projekta za studente IV godine i master studija Odseka za telekomunikacije i informacione tehnologije na ETF-u u Beogradu od školske 2010/11 godine.

    [1] An Inch or a Mile? Proven Practices in Measuring Learning Impact - ESI International White Paper, Raed S. Haddad VP, Jeffrey Berk

    OFFICE@TELEKOMUNIKACIJE.RS - COPYRIGHT:RATEL © 2008